Use a tecnologia a seu favor no novo local de trabalho híbrido

De Brian X. Chen do Washington Post

Quando a pandemia misturou nossas vidas profissional e pessoal, forçando muitos de nós a trabalhar em casa, aprendemos uma lição valiosa sobre tecnologia. Pode ser uma ferramenta extremamente útil para se comunicar com colegas. Mas, quando usado sem cuidado, pode prejudicar nossa produtividade e nossos relacionamentos.

Agora, enquanto alguns profissionais de colarinho branco se preparam para retornar ao escritório, muitas empresas estão planejando o chamado modelo híbrido, no qual os trabalhadores dividem suas horas entre o escritório e casa. E aí está um novo desafio tecnológico.

Em vez de um ambiente de trabalho, muitos de nós teremos dois. Estaremos constantemente alternando entre eles, colaborando com alguns colegas no escritório enquanto outros estão em casa. Pode parecer caótico descobrir quais ferramentas usar — de e-mail a chamadas de vídeo — para trabalhar juntos em cada situação.

“O que vejo na literatura é cada vez mais evidências de como é importante ser intencional e deliberado sobre a forma como usamos a tecnologia”, disse Emiliana Simon-Thomas, neurocientista que ministra cursos sobre a ciência da felicidade trabalhando para a Universidade da Califórnia, Berkeley. “Como é apoiar o que eu realmente quero fazer em vez de me puxar em 15 direções diferentes?”

Consultei especialistas em bem-estar no local de trabalho para obter conselhos sobre como lidar com essa nova configuração híbrida. Usar a tecnologia (ou desconectar-se dela) para estabelecer limites será de suma importância para nossos novos estilos de vida em casa e no escritório, disseram eles.

Apesar da popularidade de aplicativos de trabalho remoto como Zoom e Slack durante a pandemia, estudos descobriram que as ferramentas de comunicação mais eficazes ainda são as de tecnologia mais baixa. Isso significa que no escritório provavelmente iremos prosperar com mais interação face a face, e que em casa o telefone geralmente é melhor.

Aqui está um guia de como isso pode funcionar.


Para enviar texto, ligar ou aplicar zoom

Durante a pandemia, o número de ligações dobrou, segundo dados das operadoras. O telefone provou ser um método superior para se sentir mais próximo das pessoas e curtir mais as conversas, de acordo com um estudo realizado no ano passado pelo Journal of Experimental Psychology.

Outro estudo descobriu que, à medida que o uso de videochamada explodiu no ano passado, a “fadiga do zoom” se tornou uma preocupação real. Manter o contato visual de perto e se ver em tempo real durante um vídeo chat pode ser exaustivo, de acordo com pesquisadores de Stanford. Além disso, sentar rigidamente na frente de uma webcam limita nossa mobilidade.

Então, como aplicamos essas lições a um ambiente híbrido?

Ao trabalhar com colegas no escritório, podemos resistir à tentação de conversar por e-mail ou Slack. Para aproveitar ao máximo a proximidade uns dos outros, considere uma conversa cara a cara ou, se você trabalhar em andares diferentes, um telefonema.
Ao trabalhar com colegas de uma configuração remota, um texto ou um e-mail provavelmente é adequado para conversas rápidas, como marcar uma reunião. Mas para discussões mais sérias, um telefone ou videochamada é provavelmente melhor.

As videochamadas podem se tornar tediosas, portanto, devem ser usadas com moderação e principalmente quando há um propósito claro para o vídeo, disse Simon-Thomas. Isso poderia ser um encontro com recursos visuais em uma apresentação. Ou uma apresentação pela primeira vez a um colega, quando é bom ver um rosto.

Seja no escritório ou em casa, se você vai escrever para seus colegas, fique atento, acrescentou o Simon-Thomas. Evite notas concisas e adicione nuances e contexto à sua mensagem. Sempre que possível, mostre curiosidade ao discutir soluções para problemas para evitar parecer um crítico duro.

“Não temos a entonação, a expressão facial e as pistas posturais com as quais normalmente confiamos”, disse ela. “A resposta mais mundana pode significar um universo de coisas para uma pessoa que a recebe.”

Respeite os limites

Independentemente de nossa posição em uma organização, nosso tempo é precioso. Quando nosso trabalho é interrompido por uma distração digital como uma mensagem, leva 23 minutos em média para retornar à tarefa original, de acordo com um estudo. Portanto, em uma situação de trabalho híbrida, respeitar os limites será crucial, disse Tiffany Shlain, documentarista que escreveu "24/6", um livro sobre a importância de se desconectar da tecnologia.
Existem ferramentas poderosas, como agendar e-mails e definir uma mensagem de status, que você pode usar para permitir que outras pessoas saibam que você está ocupado e definir limites.

Digamos que você trabalhe das 9 às 5 e que às 19 horas você tenha uma ideia para compartilhar com um colega, então você a anota em um e-mail. Se você disparar o e-mail, duas coisas acontecem. Primeiro, você removeu seu próprio limite, permitindo que os outros saibam que você trabalha durante a hora do jantar. Dois, você potencialmente interrompeu um colega durante seu tempo de inatividade.

E-mails programados são uma solução conveniente. O Gmail, o serviço de e-mail mais popular, tem uma seta ao lado do botão Enviar para permitir que você agende um e-mail para uma data e hora específicas; O aplicativo Outlook da Microsoft possui uma ferramenta semelhante. Agendar o envio do memorando às 9 da manhã de amanhã provavelmente deixaria todos mais felizes.

Por outro lado, quando você está ocupado ou com ponto morto, existem métodos para evitar que outras pessoas o incomodem.

No Slack, você pode definir seu status como “ausente” e escrever uma descrição como “No prazo final”. Para e-mail, a resposta de ausência temporária pode ser ativada para permitir que outras pessoas saibam que você está em reuniões.

A maioria dos smartphones também possui uma opção “não perturbe” para silenciar todas as notificações. Na próxima versão do iOS da Apple, com lançamento previsto para o primeiro semestre de 2022, os proprietários do iPhone serão capazes de definir uma mensagem de status no iMessage para mostrar aos outros quando eles estão ocupados. Também incluirá ferramentas para permitir que notificações apareçam apenas para grupos específicos de pessoas, como família.

Também existem métodos que não dependem de ferramentas. A Sra. Shlain faz uma postagem na mídia social informando às pessoas que ela está desligando no fim de semana para que possam esperar notícias dela mais tarde.

“É uma ótima coisa para se comunicar, mas também para que as pessoas saibam que elas também podem fazer isso”, disse ela.

Nos dias em que você está trabalhando em casa sem separação física entre sua vida profissional e pessoal, você precisará fazer um esforço mais deliberado para assinar. Às vezes, a melhor maneira de definir um limite é não ter nenhuma tecnologia.

Um método para desligar o modo de trabalho em casa é criar distância física, disse Adam Alter, professor de marketing da Stern School of Business da New York University e autor do livro “Irresistible: The Rise of Addictive Technology and the Business of Keep Us Hooked.” Por exemplo, você pode definir um alarme para disparar em um quarto às 17h, forçando-o a deixar seu escritório para marcar o ponto físico e mental.

A Sra. Shlain tem uma abordagem mais extrema. Nos últimos 11 anos, ela praticou uma versão tecnológica do Shabat, o dia de descanso judaico. Todas as sextas-feiras à noite, ela e sua família desligam seus dispositivos e, por 24 horas, fazem todas as coisas que os energizam, como sair com os amigos, pintar e levar o cachorro para uma longa caminhada.

“Por um dia, não há expectativa de minha resposta”, disse ela. “Você limpa o ruído e o espaço para pensar mais sobre sua vida.”

Então, quando ela está se sentindo revigorada no domingo, ela escreve e-mails para seus colegas e os agenda para serem enviados na segunda de manhã.

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